1 · Čo je KPI

Key Performance Indicators (KPI) je kľúčový ukazovateľ výkonnosti. Je to merateľná hodnota, ktorá ukazuje, ako efektívne spoločnosť dosahuje kľúčové strategické (podnikateľské) ciele.

Ukazovatele KPI používajú jednotlivci a organizácie na vyhodnotenie svojej úspešnosti pri dosahovaní kľúčových, obyčajne strategických cieľov. KPI na TOP úrovni sa predovšetkým zameriavajú na celkovú výkonnosť podniku, zatiaľ čo ukazovatele KPI na strednej a nižšej úrovni sú orientované na procesy v rámci oddelení.

2 · Ako možno KPI rozdeliť

KPI nie je jednotná kategória — v praxi controllingu sa ukazovatele triedia podľa viacerých hľadísk. Nasledujúce delenia sa navzájom dopĺňajú a spolu tvoria ucelenú sústavu, na ktorej je postavený aj KPI analyzátor.

Toto je najpoužívanejšie delenie vo finančnej analýze a je základom štruktúry KPI analyzátora (metodika FINA):

• Finančné KPI — vychádzajú z účtovných výkazov (súvaha, výkaz ziskov a strát): rentabilita, likvidita, zadlženosť.
• Nefinančné KPI — kvalita, spokojnosť zákazníka, fluktuácia zamestnancov, produktivita práce a pod.

• Oneskorené (lagging) ukazovatele — zachytávajú výsledok, ktorý už nastal (napr. ROA, ROE, EAT za uplynulý rok). Sú presné, ale prichádzajú „neskoro“.
• Predstihové (leading) ukazovatele — naznačujú budúci vývoj skôr, než sa prejaví vo výsledku (napr. vývoj pracovného kapitálu, doba obratu pohľadávok, predikčné bankrotové modely). Umožňujú konať preventívne.

• Strategické KPI — hodnota podniku, WACC, dlhodobá rentabilita vlastného imania; sledujú vlastníci a TOP manažment.
• Taktické KPI — rentabilita, zadlženosť, štruktúra kapitálu; sledujú útvary financií a controllingu.
• Operatívne KPI — likvidita, doba obratu zásob/pohľadávok/záväzkov; sledujú útvary financií, obchodu a nákupu v kratších cykloch.

• „Viac je lepšie“ — rentabilita, likvidita, index bonity, Z-skóre, Tafflerov index, hodnota podniku.
• „Menej je lepšie“ (invertované) — zadlženosť, nákladovosť, WACC, doba obratu záväzkov voči pohľadávkam.
• Informatívne ukazovatele — bez univerzálnej normy, hodnotia sa v kontexte odvetvia a vývoja v čase (napr. obrat fixných aktív, bilančný kurz).

3 · Vytvorenie ukazovateľa KPI

K tvorbe KPI sa najlepšie hodí technika stanovovania cieľov SMART — Specific, Measurable, Attainable (Actionable), Relevant (Realistic), Time-bound, Evaluate and Reevaluate.

Postup je vždy rovnaký: najprv strategický cieľ, potom ukazovateľ, ktorý jeho dosahovanie meria, potom cieľová hodnota a termín, a nakoniec zodpovedná osoba a spôsob vyhodnocovania.

4 · Technika SMART v tvorbe KPI

5 · Kontrolné otázky pri tvorbe KPI

Pri vytváraní ukazovateľov KPI môžeme vyjsť zo zoznamu hodnôt, ktoré nám ukazujú, či postupujeme smerom k stanoveným cieľom a majú aj najväčšiu vypovedaciu schopnosť v smere dosiahnutia stanovenej vízie. Môžu to byť otázky typu:

• Je náš cieľ špecifický?
• Môžete merať pokrok smerom k dosiahnutiu tohto cieľa?
• Je cieľ realistický a dosiahnuteľný?
• Je cieľ relevantný pre našu organizáciu?
• Aký je časový rámec na dosiahnutie tohto cieľa?
• Ako a kedy budete hodnotiť krátkodobý pokrok — plnenie cieľa?
• Ako a kedy budeme prehodnocovať dlhodobejší pokrok?

6 · Kto určuje ukazovatele KPI

Strategické KPI určuje vrcholový manažment spolu s vlastníkmi — vychádzajú z vízie, stratégie a podnikateľského plánu. Tieto ukazovatele sa následne kaskádujú na útvary a jednotlivcov: každá úroveň riadenia má vlastné ukazovatele, ktoré prispievajú k plneniu nadradeného cieľa.

• Vlastníci a TOP manažment — celková výkonnosť, rentabilita, hodnota podniku, cash flow, zadlženosť.
• Stredný manažment — ukazovatele procesov: nákladovosť stredísk, kvalita, dodacie termíny, produktivita.
• Nižšia úroveň a jednotlivci — čiastkové úlohy previazané na osobné cieľové odmeny.

Platí pravidlo: ku každému KPI patrí jeden zodpovedný manažér, cieľová hodnota, termín a spôsob vyhodnocovania. Odporúča sa maximálne 5 ukazovateľov na jednu úroveň riadenia — väčší počet znižuje prehľadnosť a rozostruje pozornosť.

7 · Manuál k práci s KPI analyzátorom

Analyzátor prevádza uvedenú metodiku do praktického výpočtu z účtovných výkazov. Každý ukazovateľ je merateľný, má odporúčanú (cieľovú) hodnotu a je vyhodnotený v časovom rade — teda spĺňa podmienky M, R aj T z techniky SMART. Táto kapitola je stručným praktickým návodom, ako vstupné dáta zadať a ako čítať výstupy programu.

Program pracuje s hodnotami za tri obdobia (dva historické roky a aktuálny/plánovaný rok, prípadne posledných 5 rokov podľa exportu) a z položiek súvahy a výkazu ziskov a strát automaticky dopočítava kompletnú sústavu ukazovateľov. Netreba poznať vzorce naspamäť — program ich prepočíta a zaradí do farebného hodnotenia; táto kapitola vysvetľuje, čo jednotlivé výstupy znamenajú.

Každý ukazovateľ program vyhodnotí do jednej zo štyroch kategórií:

• KPI I — Výkonnosť a finančné zdravie: ROA, celková likvidita, celková zadlženosť, ROE, WACC — rýchly „prvý pohľad“ na podnik.
• KPI II — Ziskovosť: čistý zisk/strata (EAT), ROS, EBIT, EBITDA, nákladovosť, produktivita.
• KPI III — Hodnota podniku: hodnota podniku a hodnota vlastného imania (zjednodušený DCF model), WACC — pohľad orientovaný na vlastníkov.
• Predikčné modely: index bonity, Altmanovo Z-skóre, Tafflerov index.
• Kompletná FINA analýza: podskupiny Likvidita, Aktivita, Kapitálová štruktúra, Rentabilita — plná sústava pomerových ukazovateľov s optimálnymi hodnotami.
• Plnenie plánu: porovnanie plánu so skutočnosťou, odchýlky a identifikácia problémových oblastí.
• Správa pre TOP manažment: komentár ku všetkým ukazovateľom, silné a slabé stránky, riziká a opatrenia.

Program počíta tri syntetické modely, ktoré kombinujú viacero pomerových ukazovateľov do jedného čísla a odhadujú riziko úpadku:

Program navyše vyhodnocuje odchýlku medzi plánovanou a skutočnou hodnotou každého ukazovateľa (v absolútnom aj percentuálnom vyjadrení) a percento plnenia plánu. Tabuľka odchýlok je zoskupená podľa oblastí a farebne označená rovnakým semaforom ako ostatné výstupy. Pri kritických a hraničných odchýlkach program automaticky generuje sekciu „Kde vznikajú problémy“ s pravdepodobnou príčinou a navrhovaným opatrením ku každej položke.

Na základe vyhodnotených ukazovateľov program automaticky zostavuje prehľad silných a slabých stránok podniku, zoznam identifikovaných rizík (so závažnosťou, dopadom a riešením) a odporúčaný akčný plán — zoradený zoznam konkrétnych krokov pre manažment. Tieto výstupy slúžia ako podklad pre rozhodovanie vrcholového manažmentu a vlastníkov — nenahrádzajú účtovné, daňové ani právne poradenstvo.

1. Skontrolovať súhrnné semaforové hodnotenie (koľko ukazovateľov je v norme, na hranici, kritických).
2. Pozrieť si predikčné modely (Index bonity, Z-skóre, Taffler) — dávajú rýchly celkový obraz o riziku.
3. Prejsť tabuľku odchýlok plán/skutočnosť a zamerať sa na položky s hodnotením „kritické“ alebo „pozor“.
4. Prečítať si komentáre ku konkrétnym ukazovateľom a navrhované opatrenia.
5. Premietnuť zistenia do akčného plánu a doplniť vlastné poznámky vedenia priamo v programe.