Key Performance Indikators (KPI) je  kľúčový ukazovateľ výkonnosti. Je to merateľná hodnota, ktorá ukazuje, ako efektívne spoločnosť dosahuje kľúčové strategické (podnikateľské) ciele.

Ukazovatele KPI používajú jednotlivci a organizácie pre vyhodnotenie ich úspešnosti pri dosahovaní kľúčových, obyčajne strategických cieľov. KPI na TOP úrovni sa predovšetkým zameriavajú na celkovú výkonnosť podniku, zatiaľ čo ukazovatele KPI na strednej a nižšej úrovni sa orientované na procesy v rámci oddelení.

Vytvorenie ukazovateľa KPI

K tvorbe KPI sa najlepšie hodí technika stanovovania cieľov SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-bound, Evaluate and Reevaluate):

• S – SPECIFIC – cieľom je, aby sme definovali ciele čo najkonkrétnejšie a najpresnejšie. Všeobecne definované ciele nie sú vhodné.
• M – MEASURABLE – na konci cieľa musíme vedieť zistiť, či sme uspeli alebo opačne nedosiahli to, čo sme chceli. Preto musíme definovať ukazovateľ KPI tak, aby bol ukazovateľ merateľný a tak môžeme zistiť, či sme stanovený cieľ dosiahli alebo nie.  K tomu nám pomáhajú práve ukazovatele dosiahnutia cieľa. Keď bolo naším cieľom dosiahnuť zvýšenie platu od určitého dátumu o sumu 200,- €, tak vieme, kedy sme náš cieľ splnili a kedy nie (alebo len čiastkovo). Vieme to preto, lebo sme cieľ konkretizovali a určili jeho kvantitatívne ukazovatele.
• A – ACTIONABLE – Cieľ ma nabádať k istej akcii alebo činnosti a nemá byť stanovený len formálne a staticky.
• R – REALISTIC – Stanovujú sa ciele reálne, ktoré je možné sledovať a vyhodnocovať. Určíme si cieľ, ktorý sa dá reálne monitorovať. Ťažko vyhodnotíme ciele, ktoré nie sú reálne.
• T – TIME BOUND – Ak si nestanovíte termín, ku ktorému zhodnotíme výsledky a realizované aktivity, tak nejde o cieľ. Skutočné plánovanie má svoj začiatok aj svoj koniec a na túto skutočnosť je potrebné dávať pozor pri stanovovaní KPIs.

Pri vytváraní ukazovateľov KPI môžeme vyjsť zo zoznamu hodnôt, ktoré nám ukazujú, či postupujeme smerom k stanoveným cieľom a majú aj najväčšiu vypovedaciu schopnosť v smere dosiahnutia stanovenej vízie. Môžu to byť otázky typu:

• Je náš cieľ špecifický?
• Môžete merať pokrok smerom k dosiahnutiu tohto cieľa?
• Je cieľ realistický a dosiahnuteľný?
• Je cieľ relevantný pre našu organizáciu?
• Aký je časový rámec na dosiahnutie tohto cieľa?
• Ako a kedy budete hodnotiť krátkodobý pokrok – plnenie cieľa?
• Ako a kedy budeme prehodnocovať dlhodobejší pokrok?

Kto určuje ukazovatele KPI?

Ukazovatele KPI môže určovať ktokoľvek, kto sa podieľa na plnení cieľov organizácie. Ukazovatele KPI používajú jednotlivci, napríklad na dosiahnutie cieľov súvisiacich so zdravím, a používajú ich organizácie na uskutočňovanie obchodných cieľov a pod. 

V rámci podnikov existujú typické oddelenia vhodné pre KPI. Napríklad marketing, predaj a zákaznícka podpora, výroba, atď. Tieto ukazovatele KPI sú stanovené vedúcimi manažérmi oddelení, ktorí potom zabezpečia aj ich rozdelenie medzi podriadených a monitorujú ich plnenie. Pred tým, ako ich rozdelia, musia byť KPIs zosúladené, aby sledovali vytýčený cieľ.

TOP ukazovatele KPI sú zvyčajne stanovené generálnym riaditeľom organizácie a výkonným tímom. Kľúčové ukazovatele výkonu oddelení by sa mali vytvoriť takým spôsobom, aby ich výsledok napĺňal a podporoval tieto TOP KPI.

Ako vytvoriť ukazovateľ KPI?

Vytvorenie KPI môžme ukázať nasledovnom príklade: Našim celkový cieľom je zvýšiť predaj kníh pre tento rok. Toto KPI nazveme KPI predaj kníh. Návod, ako definovať toto KPI môžme vymedziť nasledovne:

• Čo: zvýšiť predaj kníh v tomto roku o 15%.
• Prečo: pre zvýšenie výkonnosti organizácie a naplnenie vízie.
• Opatrenie: pokrok sa bude merať ako nárast počtu predaných kníh a výsledných príjmov.
• Ako: Sústredíme propagáciu na blog zameraný na témy týkajúce sa nášho publikovania.
• Kto: zodpovedný za toto KPI bude marketingový manažér.
• Výsledok: predaj kníh sa zvýši o 15% v tomto roku.
• Kedy: ukazovateľ KPI sa bude vyhodnocovať na mesačnej báze.

Ktoré ukazovatele KPI mám použiť?

Je potrebné hľadať najlepší ukazovateľ KPI s najlepšou vypovedacou schopnosťou. Najlepší KPI ukazovateľ je ten, ktorý naplní konkrétne individuálne ciele a tiež ciele organizácie. Musíte ale poznať, ktoré ciele sú pre organizáciu a jej oddelenia najdôležitejšie. 

Kedy použijeme ukazovateľ KPI?

Ukazovateľ KPI použijeme vtedy, keď potrebujete sledovať v časových intervaloch pokrok smerom k dosahovaniu cieľa.

Prečo je potrebné kontrolovať KPI?

Ciele sa môžu meniť v priebehu času. Výkon a pokrok smerom k týmto cieľom určite bude, ale musíme aj vedieť, či je tento výkon relevantný. Preto je dôležité nastaviť správne každý ukazovateľ KPI.

Kedy je potrebné vyhodnocovat KPI?

Ukazovatele KPI by sa mali preskúmať v časových intervaloch relevantných pre konečný stav, ktorý ste nastavili na dosiahnutie cieľa. Potrebné si je uvedomiť do akého času mám byť cieľ dosiahnutý a týmto smerom v pravidelných intervaloch aj monitorovať pokrok v jeho plnení. Kontrola môže byť napríklad mesačná, ak je to dosť času na meranie pokroku.

Ako sa podáva správa o kľúčových ukazovateľoch výkonu?

Zostava KPI je prezentácia (report alebo dashboard), ktorá sumarizuje aktuálny výkon v porovnaní s vašimi cieľmi. Môže byť prezentovaná rôznymi spôsobmi, od tabuliek a grafov, objektov, alebo ich kombináciami až po formálne písomné správy, ktoré sa vypracúvajú k určitému termínu.

Tradične, KPI správy sú vyvíjané na mesačnej alebo štvrťročnej báze. V závislosti od toho, ako podrobné sú tieto prehľady. Je možné, že zostava KPI bude potrebná vždy, keď  sa bude vykonávať revízia ukazovateľa KPI.

Koľko KPI by sa malo sledovať?

Na základe našich skúseností, čím je ich menej, tým je to lepšie. Je ich potom možno načítať  a merať. Problémom pre organizáciu ale aj jednotlivca je, ak je KPI príliš veľa KPI, je problém s ich meraním, nie sú úplne správne pre konkrétnu fázu spoločnosti a pod. Výskum ukazuje, že pracovné tímy zložené 3-5 ľudí sú najúčinnejšie a pracujú obyčajne aj najefektívnejšie. A toto je aj rozsah pre počet KPI, ktoré je vhodné použiť ako ukazovatele výkonnosti, ktoré nám monitorujú pokrok smerom k dosahovaniu cieľov.

Prečo sú kľúčové ukazovatele výkonu dôležité?

Snaha o dosiahnutie cieľov závisí od cielených a konzistentných výsledkov. KPI sú dôležité, pretože slúžia ako sprievodca (navigátor),ktorý vás dovedie tam, kde chcete byť.

Ktoré spoločnosti používajú indikátory KPI?

Všetky organizácie, bez ohľadu na veľkosť a sektor, ktoré majú určitú víziu a ciele, ktoré chcú dosiahnuť. Dôležité preto je vytvorenie stratégie na dosiahnutie týchto cieľov.

Čo je tabuľka kľúčového ukazovateľa výkonu?

Tabuľka kľúčového ukazovateľa výkonu vytvára vizualizáciu v reálnom čase (na mobilnom počítači, na pracovnej ploche alebo na nástennom monitore v kancelárii) vybratých ukazovateľov KPI. Najlepšie tabulke KPI sú prispôsobiteľné a umožňujú okrem iného meniť farby, organizovať kľúčové indikátory KPI a je vidieť váš pokrok v jednom prehľade. Obyčajne sa pre takéto tabuľky používa názov dashboard.

Ak vás zaujíma viac – pozrite si video.

Video